در ابتدا لازم است اعلام شود نگارنده این مقاله با توجه به سوابق مشاوره و آموزش ده ساله در حوزه استقرار و پیاده سازی سیستم های مدیریت بازرسی، تجارب خود را در خصوص فرآیندهای ارزیابی بیان نموده و کلیه این موارد در نمونه های واقعی رخ داده است.
حتما شما نیز در فرآیندهای ارزیابی طی سال های متوالی با این موضوع مواجه بوده اید که ارزیابان متفاوت نسبت به نحوه برآورده سازی الزامات استاندارد در سیستم مدیریت پیاده سازی شده نظرات متفاوتی نسبت به یکدیگر دارند. موارد بسیاری از این موضوع در شرکت های متفاوت دیده شده است. ارزیابان نه تنها در خصوص سیستم مدیریت مستندسازی و پیاده سازی شده نسبت به یکدیگر به طور متفاوتی تصمیم میگیرند بلکه در خصوص موضوعات کلان شرکت ها از جمله موضوع فعالیت آن ها که در ابتدایی ترین مرحله از فرآیند تایید صلاحیت، توسط کارشناسان نهاد اعتباردهنده ملی مورد بررسی قرار می گیرد، نیز بعضا نظر متفاوتی دارند و در خصوص موضوع فعالیت تایید شده اولیه با نواقص جدیدی را ثبت و گزارش دهی می کنند که این موضوع غیر منطقی به نظر رسیده و به ذهن ارزیابی شونده این پالس را می دهد که در نهاد اعتباردهنده از کاشناسان غیر متخصص برای بررسی الزامات استقلال شرکت ها استفاده می شود که ایشان در مرحله اولیه بررسی درخواست موضوع فعالیت شرکت، نتوانسته نقص احتمالی را شناسایی و گزارش نماید و حال سرارزیاب و یا ارزیاب پرونده این نقص را در زمان انجام ارزیابی دفتر مرکزی مشاهده نموده است و گزارش می نماید.
در مرحله بعدی اصولا شرکت های بازرسی در زمان انجام ارزیابی های دفاتر مرکزی شرکت ها در مرحله ارزیابی اعطا، مراقبتی و یا تجدید با مواردی مواجه می شوند که نشان از عدم کالیبراسیون و هماهنگی بین ارزیابان بوده و ایشان در پرونده های ارزیابی متفاوت، نظرات متفاوتی در خصوص نحوه براورده سازی الزامات استاندارد ارائه می نمایند. بارها مشاهده شده که یک روش اجرایی یا دستورالعمل مشخص در خصوص بحث کنترل سوابق یا ارزیابی تامین کنندگان و یا سایر موارد تهیه و تدوین شده است و یک ارزیاب در زمان ارزیابی اعطا، مدرک مذکور را برآورده کننده الزامات تشخیص داده است اما در زمان ارزیابی های مراقبتی یا تجدید صلاحیت ارزیاب دیگر، روش مذکور را کافی تشخیص نداده و با عبارت "این مدرک کفایت لازم ندارد" در خصوص مدرک اعلام نظر می نمایند.
در همین خصوص نیز لازم بیان شود که بعضا مشاهده شده است، یک ارزیاب در فرآیندهای ارزیابی یک شرکت مدرکی را پذیرفته اما در ارزیابی های بعدی آن شرکت حال یا ارزیابی مراقبتی بوده یا ارزیابی تجدید، همان مدرک پذیرش شده قبلی را نامناسب تشخیص داده و اعلام نقص می نماید، که این موضوع بسیار تعجب برانگیز می باشد.
خوب حال، هدف از گفتن این موارد چیست؟
عدم برداشت یکسان از الزامات استاندارد، عدم برگزاری جلسات کالیبراسیون بین ارزیابان به منظور اتخاذ رویکرد یکپارچه در بررسی و براورده سازی الزامات استاندارد و دوباره کاری های ناشی از این موارد، همه و همه در نهایت مشکلات عدیده ای را برای شرکت های بازرسی فراهم می آورد.
شرکت های بازرسی با طی زمانی بیش از یکسال و با صرف هزینه های گزاف نسبت به راه اندازی کسب و کار خود اقدام می نمایند، در این خصوص هزینه های استخدام نیروی انسانی متخصص و هزینه های تامین تجهیزات و تسهیلات را به جان می خرند تا براساس یک ارزیابی حساب شده و منطقی، نحوه برآورده سازی الزامات را به تیم های ارزیابی ارائه و در نهایت گواهینامه بازرسی فنی را که به عنوان یک مجوز کسب و کار است اخذ نموده و وارد بازار کار و رقابت با سایر شرکت های بازرسی فعال شوند، اما موضوعات بیان شده فوق الذکر، این موفقیت را به تاخیر انداخته و با خلق هزینه های جدید، در راستای رسیدن هدف بیان شده، مشکلاتی را برای شرکت های بازرسی ایجاد می نماید.
و اما راهکارهای پیشنهادی برای این موضوعات چیست؟
پیشنهاد می شود نهاد اعتباردهنده ملی به عنوان یک الگو برای کلیه نهادهای ارزیابی انطباق، طی برنامه های ریزی های مدونی به طور سه ماهه یا شش ماهه، جلسات دوره ای را تشکیل داده و موارد ابهام آمیز و بحث برانگیز بین ارزیابان و کارشناسان خود را در این جلسات مطرح نموده تا همگی با ذهنیت یکسان نسبت به چالش ها و موارد پیش رو تصمیم گیری نمایند و تا از اعمال سلیقه ها و برداشت های شخصی در ارزیابی ها جلوگیری به عمل آید. ارتقا دانش و مهارت به عنوان یک عامل مهم درهمه سازمان ها مورد توجه همیشگی بوده و در این زمینه برگزاری آموزش های درون سازمانی/ برونسازمانی با توجه به گسترش زیرساخت های الکترونیکی لزوما حضوری نخواهد بود، موثر می باشد. برگزاری جلسات کالیبراسیون و هم اندیشی دوره ای به منظور طرح موضوعات کاری نیز می توانند مقدمه ساز دستیابی به ارتقا دانش و مهارت باشد. امید است با بیان این موارد این چالش اساسی به خوبی تشریح شده باشد و راهکارها نیز موثر باشد.
درآستانه سال 1400، سالی پرخیر و برکت برای کلیه هم وطنان عزیزم آرزو کرده و امیدوارم در سال جدید بیماری کرونا از بین رفته و همگی به زندگی عادی و روزمره خود بازگردیم.
